15. Jak zvládnout růst firmy

Založit firmu je jedna věc. Udržet ji dlouhodobě v růstu a konkurenceschopnou, jiná. Pojďme se nyní podívat na to, jak byste měli pořešit udržitelný a zdravý růst firmy a jaká úskalí vás můžou na cestě potkat.

Inovujte, adaptujte a rozvíjejte se

Snažte se svůj byznys neustále  posouvat a vylepšovat. Každý týden se pokuste přijít s něčím, co vaši firmu, službu, nebo produkt zlepší alespoň o kousek. Jako šéf se snažte být inovátorem, ne udržovatelem. Na udržování si najměte lidi.

Žijeme v době, která se neustále zrychluje. Kdo přestane sledovat trendy, chování a očekávání trhu a klientů, ten zákonitě dříve nebo později skončí. Pamatujte na příklad Nokie nebo Kodaku, kteří si ve své pýše neuvědomili, že se svět kolem nich změnil a přejel do pruhu, ve kterém už oni  nejsou.

Neexistuje obor, ve kterém by se nevyplatilo dodržovat tato tři pravidla:

1. inovovat, 
2. adaptovat,
3. růst (rozvíjet se).

Pokud něco z toho vynecháte, můžete si být na 100 % jistí, že někdo jiný to dříve nebo později dělat začne dělat za vás. A vaši klienti postupem času odejdou k němu.

Najděte si tedy časový a mentální prostor, který nebudete věnovat běžné exekutivě. Ideálně zmizte z pracovního prostředí, a tento čas věnujte přemýšlením o inovacích, adaptaci a růstu. A nebojte se do tohoto procesu zapojit i ostatní kolegy ve firmě. Řádně naslouchejte klientům a pozorujte, co se děje na vašem a přidruženém trhu.

“Businesses that grow by development and improvement do not die. But when a business ceases to be creative, when it believes it has reached perfection and needs to do nothing but produce no improvement, no development, it is done.”

Henry Ford, podnikatel

Jak řešit krizové situace se zákazníky

V životě každé firmy přijde moment, kdy se něco hodně pokazí a vám začne hořet koudel u zadnice. Něco jste fakt nezvládli, nebo se dostali do situace, kterou jste sice nemohli ovlivnit, ale prostě jste se stali její součástí. Vše se ve vašich očích začne hroutit jako domeček z karet.

Základem je si říct , že i přesto, jak děsivě se může situace jevit, nebude kaše tak horká. Nadechněte se a začněte to s rozvahou a chladnou hlavou řešit.

V naprosté většině případů je nejlepším řešením nic nezastírat a vyložit všechny karty na stůl. Pokud jste udělali před zákazníkem chybu, přiznejte své pochybení a upřímně se omluvte. Pokud víte, že chyba na vaší straně nebyla, řekněte to také a vysvětlete, jak se věci mají a jak k nim došlo. Základ je v komunikaci. Zjistěte, jak se daná situace stala, vyslechněte si všechny strany a zkuste najít skutečnou pravdu. Pak zvolte nejvhodnější řešení celé situace a všechny strany o něm průběžně informujte.

Procesy a automatizace

Čím větší bude vaše firma, tím přínosnější bude podchycení nastavování procesů a jejich automatizace. Snažte se neustále přemýšlet nad tím, co zjednodušovat a automatizovat. Se službami jako např. Make je nyní možné spoustu nudných ručních úkonů odbourat a zautomatizovat. A když už vaše firma skutečně vyroste, ujistěte se, že i procesy v jednotlivých odděleních jsou pevně dané a všem jasné.

Na druhou stranu oboje má i svá temná úskalí. Přespřílišné úsilí může vést k zmatení a znechucení zaměstnanců. Přílišná snaha mít všechny možné situace přesně podchycené různými procesy a dokumentací vede k tomu, že je stejně nikdo nečte. A zároveň odpadne veškerá proaktivita, protože buď se budou lidé bát něco pokazit, nebo ani neví, že by danou činnost měli dělat, protože se v tom množství procesů neorientují. Přespřílišná automatizace zase vede k tomu, že ztratíte přehled v tom, co je a co není automatizované, kdo je za co zodpovědný a kdo má danou věc kontrolovat či připravovat.

Oboje tedy nastavujte s citem a přihlédnutím k aktuálnímu stavu firmy, ne podle toho, co jste si kde přečetli či vyslechli 🙂 .

Expanze

Je velmi trendy, alespoň u internetových firem, jít co nejdříve “do expanze”. Jsme rok na místním/prvním trhu, tak rychle pojďme obsadit i ostatní a zapíchnout vlaječky po mapě. Upřímně, po tak krátké době určitě ještě nemáte ani v nejmenším podchycený svůj hlavní trh a je hazardérstvím si tříštit pozornost na další trhy. Tam totiž bude vše těžší – nebudete znát místní zvyklosti, komunity, možná ani samotný komunikační jazyk, vše budete mít daleko a vše bude trvat déle, náklady budou vyšší a příjmy nižší.

Proto udělejte vždy maximum pro to, abyste se co nejlépe uchytili na místním (popř. prvním) trhu. Mějte jistotu, že jste využili nebo využíváte všechny výhody, které vám přítomnost na domovském trhu nabízí. A až poté, co budete mít kryté zázemí, začněte plánovat expanzi na jiné trhy. A nezapomeňte si vše předem důkladně prostudovat a prozkoumat. Zaměřte se na právní, účetní, oborové či další náležitosti. Velmi nápomocná byla v naší expanzi spolupráce s Czech Trade, kde jsou velmi šikovní lidé ochotní obchodníkům za malé náklady zjistit o místních trzích potřebné informace.

Co sledovat při růstu firmy

Během růstu je možné, že se budete potýkat s následujícími výzvami:

Zbytečné či nadbytečné pozice

Je normální, že během růstu budete budovat pozice, které časem ztratí svou potřebnost. Některá činnost se dá outsourcovat, něco už nemusí dávat byznysový smysl, nebo se nahradí jinou pozicí. Pokud neděláte byznys jako dobročinnost, tak si takové pozice průběžně hlídejte a eliminujte je.

Stejně tak nedělejte obrácenou chybu – nemějte zbytečně moc team leaderů a manažerů. Dobře fungující střední management je ve firmě jednou z nejdůležitějších věcí. Neměli byste to ale přestřelit a mít na dva zaměstnance jednoho team leadera, nebo dokonce víc manažerů než běžných zaměstnanců.

Zbytečné náklady

Na začátku budete úzkostlivě hlídat každou korunu, časem se to ale změní. Zčásti proto, že nebudete mít tolik času, zčásti proto, že se vám změní měřítko, ve kterém se na finance díváte. Ale stále platí – halíře dělají talíře. Proto se snažte neustále hlídat, nebo mít na takovou kontrolu zavedený kontrolní proces. Neplatíte některé ze svých pravidelných nákladů neplatíte zbytečně? Není někde nějaké lepší a zároveň levnější řešení? Odpovězte si také na otázky:

• zdali některé služby nemůžete u konkurenční služby, než používate, mít ve stejné kvalitě a levněji,
• jestli tarify, které máte nyní u operátora, jsou stále pro vás ty nejlepší (sami vás na to totiž neupozorní),
• zda nenajdete lepšího dodavatele stávajícího zboží apod.

Snažte se fungovat jako dobrý hospodář a hlídat si náklady, i když se vám byznysově bude dařit. A samozřejmě – dostaňte podobné myšlení i mezi vaše manažery a zaměstnance.

Zbytečné meetingy

Dejte si pozor na další záludnost růstu. Tou jsou zbytečné meetingy. Ať už zbytečné samy o sobě, nebo zbytečně dlouhé, či je do nich zapojeno zbytečné množství osob. Když firma roste, stává se, že noví lidé jsou ve své zodpovědnosti nejistí a snaží se ji rozprostřít mezi více lidí. Často i proto, aby svůj případný neúspěch mohli shodit na ostatní. Průběžně proto hlídejte, jestli mají konkrétní meetingy smysl a jestli na ně nechodí zbytečné množství lidí.

Podstřelení platů

Nezapomínejte sledovat, zdali platy a odměny, které zaměstnancům platíte, odpovídají běžnému standardu vašeho trhu a lokality. Že pro vás dělal na začátku někdo za menší peníze, než je standardem, mohlo mít dva důvody:

1. byl tak moc zapálený pro věc,
2. nebyl až tak dobrý, takže se s nižší odměnou spokojil.

Ale podobné zapálení buď časem vyprchá, nebo i zapálený člověk začne mít nové závazky a hypotéky a bude muset platit složenky. Proto sledujte, jaké jsou běžné odměny a zkuste být ideálně vždy trošku nad trhem. Ať nemusíte řešit zbytečné odchody a výměny zaměstnanců jen kvůli úsporám na platu. To se vám totiž prodraží mnohem více a ve finále zpomalí chod a rozvoj firmy.

Chybějící nebo neaktuální smlouvy, či podmínky

Pamatujte na to, že byste měli neustále sledovat i nudné byrokratické záležitosti. Mít podchycené vše, co si od vás žádá stát, mít aktuální smlouvy a podmínky spolupráce se všemi vašimi partnery a mít procesy na kontrolu všech těchto bodů. Řešte to průběžně, ať to na vás jednou nedopadne jako blesk z čistého nebe.

Ztráta vaší osobní motivace

Znáte to. Musíte být pro každého vždy dostupní, musíte umět ostatní motivovat a ohodnotit, musíte mít na vše odpověď, být pro zaměstnance oporou a před investory vypadat sebejistě.

Ale kdo má být oporou pro vás? Co když vy potřebujete pochválit nebo cítit porozumění? Stojí to vše za to a není lepší s tím vším seknout a mít klid? Tímto si prochází asi spousta lidí po pár letech podnikání. Je to stav blízký vyhoření, kdy vám v průběhu času dochází síly a motivace. Je to neklamný způsob, jak vám tělo a mysl naznačuje, že byste měli zpomalit. Alespoň na chvilku.

Nebojte si vzít delší dovolenou, neváhejte vyhledat pomoc terapeuta. Pomáhá také sdílet svoje obavy s ostatními šéfy firem. Zjistíte, že si i ostatní prochází podobnými stavy a pocity. Zkuste alespoň na týden, dva úplně vypnout od práce, ať vás nikdo neruší. Jeďte někam do lesů nebo k moři, ale bez práce, maximálně si nechte od kolegů napsat adresu, kam se vaše firma po pádu meteoritu přestěhovala. Pokud nejste v hodně pozdní fázi vyhoření, věřím, že energii a motivaci získáte zpět.

„Nikdy se nevzdávejte. Dnešek je těžký, zítřek bude ještě horší, ale pak vysvitne slunce.“

Jack Ma, zakladatel Alibaba

Problémy u společníků

Jak jsme si říkali ve článku 03. Jak si najít správného společníka, dejte si velmi dobrý pozor na to, koho si do byznysu přibíráte. Může se stát, že i když si s někým na začátku sednete, po pár letech bezproblémového fungování se něco změní a začne to mezi vámi skřípat. Společník (nebo vy) může mít najednou jiné chování, jiné očekávání, a vy víte, že tato změna se může negativně podepsat na chodu firmy.

Jakmile podobnou změnu ve vaší chemii zaznamenáte, je úplně nejlepší si o tom společně promluvit, i kdyby vám to bylo v danou dobu sebevíc nepříjemné. Snažte se pochopit, proč u něj tato změna nastala. Možná se stalo něco významného v jeho životě, co danou změnu ospravedlňuje. Možná to vše způsobil jen komunikační šum mezi vámi a on něco pochopil jinak, než jste vy mysleli. Tak či tak, měli byste to spolu probrat a vyřešit, a pokud to nepůjde jinak, udělat potřebné změny – v chodu firmy, či ve vašich očekáváních. Ale snažte se nedělat zbytečné kompromisy, pokud dané změně nevěříte, a zkuste své postoje společníkovi vysvětlit.

A nakonec se může stát, že i přes veškerou snahu situaci napravit nebude fungovat nic. I taková situace má řešení. Pobavte se společně o odkupu společníkova podílu, možná je to právě něco, na co čeká, a může to být jediná cesta ze situace ven, přestože jste si to ani jeden neuvědomoval.

Výměna šéfa

Může se stát, že založíte firmu, nějakou dobu ji rozvíjíte, procházíte si vším dobrým a zlým, řešíte různé komplikace a úzká hrdla ve firmě a snažíte se je napravit. A po nějaké době vám dojde, že možná podobným úzkým hrdlem jste vy sám. Vedení firmy je osamělá a psychicky hodně náročná práce a nikdo nejsme supermani, abychom to vydrželi nekonečně. Je úplně v pořádku stáhnout se stranou a odpočinout si. Jak by měla podobná změna v chodu firmy probíhat?

V první řadě si najděte vhodnou náhradu. Takového člověka, který svými dovednostmi bude do současných potřeb a DNA firmy dobře zapadat. Připravte mu všechny podklady/know how, které bude potřebovat a vy je máte v hlavě. Sepište si je a postupně dokument rozšiřujte. Společně si velmi jasně řekněte, jaké jsou jeho cíle a jaké výsledky od něj očekáváte. Cestu už by si měl najít sám podle sebe.

Představte daného člověka firmě a nechte ho nacítit celkovou energii. Ať se s každým ve firmě seznámí a pozná náplň jeho práce. Nastavte si po určitou dobu pravidelné meetingy, kdy si budete moct doplňovat nejen jeho vědomosti, ale kde si také sladíte všechny další kroky. Dejte mu ale ve firmě dostatečný prostor, ať si může získat vlastní “frčky”. Bude to pro něj velmi těžké, pokud mu tam budete překážet a svojí aurou “zakladatele” zastírat tu jeho. Měli byste se stáhnout, ale zároveň se snažte mít dostatek informací a přehled, abyste mu mohli být nápomocni. Pokud nejste s nějakým jeho krokem spokojeni, doporučuji si takové věci říct jen mezi čtyřma očima, ne za přítomnosti jeho podřízených.